La governance dei dati è una questione aziendale oltre che IT, ma le aziende lottano ancora con il suo significato.

La governance dei dati è una disciplina di gestione dei dati. Garantisce che i dati gestiti da un’organizzazione siano disponibili, utilizzabili, coerenti, affidabili e sicuri. Nella maggior parte delle aziende, l’IT è il principale amministratore dei dati, è responsabile della governance dei dati. Ma le aziende comprendono il significato pieno della governance dei dati? La risposta è no.

Per quanto ne sappiamo, il termine “gestione dei dati“, di cui la governance dei dati è un elemento, è stato coniato per la prima volta negli anni ’60. Fu dopo il frenetico decennio degli anni ’50, quando i computer iniziarono ad assumere compiti di elaborazione aziendale e i dati iniziarono ad accumularsi. 70 anni dopo, le aziende stanno ancora lottando su come applicare e condurre la gestione dei dati.

Come utilizzare al meglio la governance dei dati

Garantire la disponibilità dei dati

Indipendentemente dal fatto che i dati di un’organizzazione si trovino in un server online, nel cloud o in un sito di archiviazione fuori sede, tali dati devono essere disponibili. Ad esempio, se l’organizzazione è in un processo di individuazione legale per una causa e sono presenti dati archiviati su un nastro in un archivio fuori sede, il presupposto è che questo nastro sia ancora leggibile e che i dati siano recuperabili. L’IT è responsabile di questo.

Mantieni i dati utilizzabili

Tutti i dati in gestione dovrebbero poter essere utilizzati nei processi e nelle applicazioni aziendali dell’azienda. I dati che non vengono più utilizzati e che non devono essere archiviati devono essere eliminati. Ciò si ottiene generalmente con una serie di linee guida sulla conservazione dei dati che gli utenti IT e aziendali accettano ed eseguono su base annuale.

Mantieni la coerenza dei dati

Indipendentemente dal sistema o processo aziendale che utilizza i dati, ogni elemento di dati deve essere uniforme e coerente in tutti gli usi. Un cliente di nome Mario Rossi dovrebbe essere Mario Rossi in ogni sistema. Per ottenere la coerenza dei dati, l’IT deve pulire, preparare e modificare i dati in modo che tutte le istanze di Mario Rossi siano costantemente corrette.

Pulisci i dati

Quando utenti e sistemi utilizzano dati che sono stati adeguatamente puliti e preparati, essi credono e si affidano ai dati.

Rafforza la sicurezza dei dati

L’IT garantisce che tutti i dati gestiti siano accessibili, ma ci sono dei limiti. Questi limiti si presentano sotto forma di diversi livelli di autorizzazioni assegnati agli utenti e basati sui dati a cui devono accedere per svolgere il proprio lavoro. Devono essere implementate misure di sicurezza e monitoraggio per garantire che le persone esterne all’azienda non accedano ai dati aziendali senza esplicita autorizzazione.

Cosa non è la governance dei dati

La governance dei dati è iniziata come un termine politico che descriveva la governance dei flussi di dati attraverso i confini nazionali. Sebbene questa sia ancora una preoccupazione per le organizzazioni, l’attuale comprensione aziendale della governance dei dati ha più a che fare con il modo in cui le aziende gestiscono i propri dati interni.

La governance dei dati non è un’architettura dei dati o gestione dei dati

Un architetto di dati è responsabile della progettazione di un framework generale di hardware, software, dati e processi aziendali che supportano le operazioni a livello aziendale, ma non hanno il compito specifico di governance dei dati. La gestione dei dati è un termine generale che si riferisce a tutti gli aspetti della gestione dei dati. La governance dei dati ne è solo un aspetto.

La governance dei dati non è solo responsabilità dell’IT

Troppo spesso il compito della governance dei dati è affidato all’IT, quando dovrebbe essere una preoccupazione a livello di consiglio di amministrazione che potrebbe coinvolgere la privacy e la sicurezza delle informazioni dei clienti, la sicurezza dei dati e della proprietà intellettuale, la conformità alle normative, la reputazione dell’azienda e persino la capacità dell’azienda di operare.

Scomponendo la governance dei dati nelle sue singole componenti, le aziende possono comprendere meglio cos’è la governance dei dati, cosa si prevede di ottenere e perché l’intera azienda dovrebbe essere coinvolta.

Perché la governance dei dati è importante

Senza un’efficace governance dei dati, le incongruenze dei dati nei diversi sistemi di un’organizzazione potrebbero non essere risolte. Ad esempio, i nomi dei clienti possono essere elencati in modo diverso nei sistemi di vendita, logistica e servizio clienti. Ciò potrebbe complicare gli sforzi di integrazione dei dati e creare problemi di integrità dei dati che influiscono sull’accuratezza delle applicazioni di Business Intelligence (BI), reporting aziendale e analisi. Inoltre, gli errori di dati potrebbero non essere identificati e corretti, influendo ulteriormente sull’accuratezza della BI e dell’analisi.

Una scarsa governance dei dati può anche ostacolare le iniziative di conformità normativa. Ciò potrebbe causare problemi alle aziende che devono conformarsi al numero crescente di leggi sulla privacy e sulla protezione dei dati, come il GDPR dell’Unione Europea. Un programma di governance dei dati aziendali in genere include lo sviluppo di definizioni di dati comuni e formati di dati standard che vengono applicati in tutti i sistemi aziendali, aumentando la coerenza dei dati sia per gli usi aziendali che per la conformità.